как сделать?

Как сделать правильный и эффективный список дел

Со стороны любой крупный мегаполис напоминает бескрайний муравейник с миллионами людей-муравьев, что беспрестанно в нем копошатся, постоянно спеша и занимаясь кучей своих собственных дел в подступающем окружении гнетущей скуки, однообразности и удручающей рутины. Несмотря на то, что наше описание звучит как красивая заставка одного из голливудских фильмов, мы собирались показать совсем не это. Состояние дел большинства людей на планете напоминает как раз-таки эту пессимистичную картинку -- вся их жизнь закручивается вокруг бесконечного цикла работа - дом - двухминутка отдыха - абсолютная нехватка времени и с видимым трудом собирается из него выбираться. Самое важное, что можно знать в такой ситуации -- все это можно (и, конечно же, нужно) изменить. Развитие в себе такого важного качества, как организованность, позволяет взять под пристальный контроль все сферы вашей жизни и привнести в нее столь нужные многим веселье, очарование и, самое главное, разнообразие.

Зачем же планировать рутину? Разве это не делает ее еще скучнее?
Нет, отнюдь не делает. Составление списков дел на день, на неделю или даже на месяц позволяет сделать вашу жизнь более упорядоченной и организованной, а это, в свою очередь, не допускает досадного растрачивания времени на мелочные и никчемные дела, которые не принесут ни вам, ни окружающим никакой видимой пользы.
!!!Важно!!!
Приведенные нами ниже рекомендации и практические советы о том, как правильно подойти к составлению своего собственного списка дела, довольны универсальны и окажутся полезными для всех, в чьей деятельности немалое место отведено рутине: например, студентам, домохозяйкам и офисным рабочим. А это, в свою очередь, снова доказывает важность умения правильно организовывать свое рабочее время.
Как сделать правильный и эффективный список дел
Как сделать правильный и эффективный список дел

Как составить список и научиться ему следовать

Цитата:

Списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире.

Умберто Эко

Список дел, несомненно, является одним из самых эффективных инструментов, с помощью которых можно спланировать, упорядочить и правильно организовать свою деятельность. На самом деле мы пользуемся ими буквально каждый день, но редко уделяем этому особое внимание. Например, при походе в магазин мы всегда вооружаемся удобным списком из того, что нам необходимо купить, при поездке в другую страну заранее заботимся о составлении списка гостиниц, достопримечательностей и интересных местечек, которые нужно посетить в первую очередь, а также, конечно, испоьзуем коротенькие списки обязательных дел. Эта простая и необременительная привычка позволяет нам в разы увеличить дневную производительность труда и личную эффективность, а также дает возможность почувствовать себя куда более расслабленными и "живыми". О том, как заполучить эти преимущества вместе с навыком составления списков дел, можно прочесть ниже!

Как составить список и научиться ему следовать
Как составить список и научиться ему следовать

1. Проведите всестороннее исследование

!!!Важно!!!
Либо же "полевое". В такой науке, как социология, это понятие используется для обозначения широкого исследования какого-либо предмета или же явления (проводимого в реальных условиях) с целью наиболее полного сбора информации для проведения дальнейшего анализа.

Для того чтобы составить свой список дел, создаваемый в долгосрочной перспективе (то есть на неделю и больше), в самую первую очередь вам необходимо окинуть все свои привычные дела широким взглядом и прикинуть, сколько времени вы затрачиваете в целом на каждое свое действие. Мы не советуем вам полагаться исключительно на силу воспоминаний: лучше выждите пару дней перед составлением списка дел и посвятите их тщательному наблюдению за самим собой. Подсчитайте, сколько времени у вас отнимает разбор деловой почты, рабочие совещания и планерки, подготовка к выступлениям и презентациям, и прочее, что вы вынуждены делать на своей работе постоянно. Это и только это поможет вам составить действительно реалистичный, а не всего лишь приближенный к реальности, список дел, которые вы обычно успеваете совершить на протяжении всего своего рабочего дня.

1. Проведите всестороннее исследование
1. Проведите всестороннее исследование

2. Старайтесь планировать все заранее

Если быть с вами совсем уж честными, то следует признаться: единого мнения в этом вопросе придерживаться невозможно. Какое-то количество людей считает, что садиться за составление списка дел следует исключительно в утренние часы, когда голова еще свежая и ничем замутниться не успевает, а еще какое-то предпочитает утру более спокойный и расслабленный вечер, позволяющий все обдумать и толково рассудить. Кто из них прав и в какое же время лучше браться за составление списка, каждый волен решить для себя самостоятельно. Это абсолютно неважно. Самое главное то, что все это одинаково сильно способствует росту эффективности, а это все, чего мы хотим добиться.

Любопытно, но истории известен один случай, произошедший в компании "Bethlehem Steel Company" и служащий прекрасным примером-подтверждением нашей мысли. В начале прошлого века руководителями этой известной компанией, занимающейся литьем стали, было принято решение о увеличении производительности ее сотрудников. Для этой цели на предприятие был приглашен прославившийся в то время журналист и эксперт по связям с общественностью по имени Айви Ли. Он поставил перед руководством компании (вплоть до руководителей каких-то отделов) простую, четкую и понятную задачу, а именно заняться составлением тщательно распланированного списка дел на завтрашний день и впоследствии строго ему следовать, не отступаясь ни в каких случаях и берясь за выполнение следующего задания только после полностью доделанного и доведенного до ума предыдущего. Несмотря на опасения руководительского состава, его кампания увенчалась успехом: спустя три месяца, когда настала пора подводить итоги рабочему процессу, оказалось, что результаты труда заметно возросли. Рабочие стали гораздо лучше выполнять свои обязанности, реже отлынивать, и, что естественно, за счет этого объемы выполняемой работы и конечной прибыли возросли в существенное количество раз. За эту неоценимую помощь Айви Ли удостоился заслуженного чека на внушительную для времени, в котором он жил, сумму, а мы, благодаря ему, получили дополнительный повод для того чтобы оценить все плюсы и минусы и приобщиться наконец к тем, кто уже начал планировать свое собственное время.

2. Старайтесь планировать все заранее
2. Старайтесь планировать все заранее

3. Конкретизируйте свои пункты

Это довольно разумно и просто, и вскоре вы сами это поймете. Например, если в списке ваших дел присутствует пункт о обязательном визите в продуктовый магазин за какими-то вещами, позаботьтесь о составлении списка того, что нужно приобрести, заранее, и приложите его к означенному выше пункту. Это несложное и логичное действие поможет вам в одном, а именно -- сбережет время, которое вы при ином исходе потратили бы, бродя по разделам в попытках вспомнить, что именно вам нужно купить, а то и деньги, которые были бы промотаны впустую на те вещи, в приобретении которых изначально не было ни малейшей нужды. 

!!!Важно!!!
Также довольно важно включать в текущий список своих дел только то, чем вы занимаетесь в настоящий момент! Если, например, в обозримом или не очень будущем вы страстно жаждете записаться в школу верховой езды, податься на кружок хорового пения или научиться сотворять яйца Фаберже из стразов и бисера, разумнее будет создать для ваших мечтаний отдельный список и не мешать его с актуальными делами. Поверьте: важность этой меры действительно имеет значение и недооценивать ее не стоит.
3. Конкретизируйте свои пункты
3. Конкретизируйте свои пункты

4. Планируйте не только работу, но и свой день

А для того чтобы от этого имелся хоть какой-то толк, нужно, конечно, неукоснительно следовать принципам режима дня, а также не забывать вносить соответствующие поправки и корректировки в списки дел в такие особенные времена, как праздники, отпускные дни или просто выходные. Не нагружайте себя сверх меры и помните, что высокая продуктивность труда не должна идти во вред вашему здоровью и самочувствию -- например, не перебарщивайте с пунктами в списке дел на вечер, если вы знаете, что после работы невероятно выматываетесь, и свободного времени на отдых у вас просто-напросто не остается. Старайтесь ставить реально выполнимые задачи и обязательно их выполнять -- в противном случае даже не ставьте их в список. Если вы знаете, что не сможете приобрести молоко на дом, даже если поставите в список соответствующий пункт, и выстоять очередь в супермаркете попросту не захотите, даже не утруждайте себя этим. 

4. Планируйте не только работу, но и свой день
4. Планируйте не только работу, но и свой день

5. Упорядочьте задачи по степени важности

Многие психологи приводят в качестве рекомендации простой и несложный совет:

Совет
начинать свой рабочий день следует с выполнения нескольких нетрудных дел, чтобы как следует расшевелиться. Например, в качестве одного из таких дел вы можете выбрать зарядку или подготовку легкого утреннего перекуса. Суть этого метода заключается в том, что вы, выполнив несколько несложных пунктов и зачеркнув их или пометив как выполненные, вы сами увидите, что следовать составленному списку дел совсем несложно и поднимите свой "боевой дух" самостоятельно.

К важным, сложным или неприятным вам по каким-то причинам делам важно приступать в несколько этапов -- воспользуйтесь для этого известным методом "разделки слона" (или, если перефразировать, "разрезания бифштекса"). Как гласит этот метод, вся проблема заключается в самом "слоне" или же "бифштексе" -- и со слоном, и с бифштексом вы не сможете справиться самостоятельно, как и проглотить их за один укус, и это понимает абсолютно каждый. Для решения крупной и масштабной задачи ее. естественно, необходимо разделить на несколько частей (хобот, туловище, ноги, хвост и прочее) и с каждой из них разбираться по отдельности. Попробуйте -- это действительно вам поможет.

5. Упорядочьте задачи по степени важности
5. Упорядочьте задачи по степени важности

6. Не стесняйтесь пользоваться психологическими уловками, чтобы следовать списку было легче

Также вам может неплохо помочь в деле соответствия составленному вами списку знакомство с основными принципами и методиками тайм-менеджемента и грамотного планирования своего времени. Например, в книгах, авторами которых являются Дэвид Аллен и Брайан Трейси, написано и собрано под одной обложкой немало полезной и грамотно изложенной информации с детальным и подробным описанием техник различных решений задач, составления эффективных и полезных списков дел и многое другое. В этом пункте мы приведем несколько психологических нюансов, которые могут подбодрить вас и не дать сбиться с пути выполнения дел:

  • всегда держите список на виду, чтобы не сбиваться с его выполнения и попросту не забывать о его существовании. Старайтесь записывать задачи на день с помощью ярких, цветных карандашей, которые бросаются в глаза и резко запоминаются. Наш мозг гораздо лучше воспринимает яркие цвета, нежели тусклые и блеклые, вроде синих или чернил в ручках, следовательно, такой список будет гораздо лучше привлекать к себе внимание и откладываться в памяти.
  • усиленно старайтесь не ставить в свой список больше семи важных для вас пунктов на всего один день. У вас не хватит ни сил, ни возможности, чтобы выполнить все из них (или хотя бы уделить время каждому из них). Вы попросту "разорветесь" между ними, к тому же начиная волноваться и раздражаться из-за того, что выполнить каждый становится слишком сложно, или, что хуже всего, окончательно разочаруетесь в своей способности вообще вести список дел. А вам это, конечно, совсем не нужно.
  • многие люди (в особенности те, кто принадлежат к творческим профессиям вроде художников, актеров или певцов, или домохозяйки, по совместительству воспитывающие детей) имеют склонность к рассеянности, отвлекающей их от выполнения действительно важных и обязательных дел. Специально для них создана следующая рекомендация, суть которой заключается в дублировании списка дел. Важно вспомнить, какие места вы посещаете чаще всего, и развесить копии списка именно на них. Этим местом может быть что угодно, будь то дверца холодильника, к которой вы подходите ради приготовления пищи, компьютер, на котором вы разбираетесь с объемом дистанционной работы, и прочее.
Психологические уловки.
Психологические уловки.

  • даже если предыдущие списки дел у вас провалились, довести их до конца вам так и не удалось и забрасывали вы их куда чаще, чем начинали, попробуйте продолжить их ведение хотя бы несколько последующих дней. Почему? Это позволит вам избежать лишних расстройств, стресса и переживаний и ничего, конечно же, не забыть. К тому же, это позволит вам осознать, что самое сложное в списке дел -- не его составление, а систематичное записывание своих дел и использование приведенных нами выше рекомендаций.
  • согласно утверждению некоторых тренеров, что следование списку дел помогает человеку повысить уровень его эффективности, продуктивности и работоспособности. Также то, что вы не успеете выполнить какой-либо пункт из списка дел за день, это послужит для вас укором и дополнительной мотивацией на совершение действия в обозримом будущем. 
  • существует мнение, согласно которому постоянное и систематическое использование списков дел полностью изничтожает у нас какую-либо способность что-то запоминать самостоятельно. Это рано или поздно может обернуться тем, что человек, отправившись в магазин впервые без списка за достаточно долгое время, может позабыть многое из того, что следовало приобрести. Это переживание действительно оправданно и имеет место быть в реальной жизни. Для того чтобы этого не произошло, следует не забывать о развитии своей собственной памяти -- на просторах Интернета вы можете найти несколько действенных методик, которые непременно вам помогут.
6. Не стесняйтесь пользоваться психологическими уловками, чтобы следовать списку было легче
6. Не стесняйтесь пользоваться психологическими уловками, чтобы следовать списку было легче

Полезные инструменты для планирования дел

Конечно, для того чтобы держать все в памяти и ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги или записную книжечку у себя под рукой. Для тех же, кто отдает полное предпочтение электронным гаджетам и прочим современным изобретениям, то для вас тоже созданы специальные приложения, служащие отличной альтернативой стандартным органайзерам, ежедневникам, плэннерам и редакторам. Мы можем порекомендовать вам следующие:

Remember The Milk
Remember The Milk

REMEMBER THE MILK

 

это приложение для планирования и ведения списка дел заслуженно можно посчитать лучшим среди всех его существующих аналогов. Он заработал свою заслуженную популярность во многих странах за счет своей удобности и обширного функционала, к тому же есть возможность загрузки специального клиента для самых различных платформ.

Wunderlist
Wunderlist

WUNDERLIST

 

Столь же многоплатформенный электронный список дел, как и тот, который мы упоминали в предыдущем абзаце. Само приложение предусматривает возможность платной подписки, но предупреждаем заранее: бесплатная версия включает в себя практически весь функционал расширенной платной, а для ведения списка дел этого вполне достаточно. Присутствует полезная возможность создания коллективного списка.

Any Do
Any Do

ANY DO

 

Довольно известный и прославленный электронный планировщик дел, обладающий всем функционалом, который обычно необходим для такого рода программ. На самом сайте доступны версии и для платформы iOS, и Android, к тому же недавно туда добавили возможность скачивания для браузера Google Chrome.

Вывод:
Планирование дел - это довольно легко, просто и действительно полезно. Для того чтобы составление списков дел удавалось вам легче и проще, создано множество рекомендаций, методик и приложений для электронных устройств, подобрано несколько полезных психологических нюансов и многое другое. Самое важное в этом деле -- не забывать развивать свою память и, конечно, не перегружать самого себя ради количества пунктиков, помеченных как "выполненные". Помните: ваше здоровье -- самое главное, а все остальное все же второстепенно. Желаем вам удачи!




2017-11-29 05:48:02
комментарии:

- как сделать? связаться с авторами сайта | карта сайта Яндекс.Метрика