как сделать?

Как сэкономить свое время в любой деятельности

Давайте признаем: мы не всегда преуспеваем в каком-нибудь виде деятельности, и это совсем не редко встречающийся случай. Причин у такого явления может быть множество: кто-то имеет определенные сложности с планированием своего собственного времени и вместо того чтобы разбирать важные и значимые дела, ведущие его к достижению поставленной цели, распыляется на всякие мелочи. Кто-то просто отвлекается на все, что происходит вокруг него, и в этой суматохе посторонних занятий рано или поздно теряет из виду главную поставленную задачу, которую и должен завершить. Никто не спорит, этих причин действительно много, и подобрать решение к каждой из них действительно важно. Мы можем предложить всего одно, и этот один-единственный способ может сослужить вам неплохую службу в разрешении и иных, не менее важных, вопросов.

Речь идет о создании системы для каждого из видов деятельности, с которым у вас возникают определенные сложности и затруднения. Ее бесспорное преимущество заключается в том, что автоматизация и оптимизация вашей работы, которую предлагает наладить наш метод, помогает вам стать более продуктивным, энергичным и работоспособным, а также дает вам достаточное количество времени на разрешение других значимых для вас вопросов. Подробнее о том, что такое система и как лучше всего применить ее в своей жизни, мы расскажем в этой статье.

Как сэкономить свое время в любой деятельности
Как сэкономить свое время в любой деятельности

Суть системного метода

Что такое "система"?
Системой называют метод, рутинный (привычный) процесс или процедуру, создающийся с нуля для выполнения приевшейся и повторяющейся деятельности при помощи какой-либо стратегии. Плюс систем заключается в том, что они позволяют вести контроль над своей работой и в особенности жизнью с большей эффективностью.

Сфер деятельности, в которых можно применить метод систем, очень много. Никто не мешает вам применять его в одной, нескольких или сразу всех сферах. Вот некоторые из них:

  • систематизация финансов
  • систематизация здорового и правильного питания
  • систематизация задач и постов для ведения своего собственного блога
  • систематизация мероприятий по уборке дома
  • систематизация дел, которые входят в состав ежедневной утренней и вечерней рутины
  • систематизация обработки писем из электронной почты
  • систематизация рабочих задач, проблем и целей

Как видите, простор для вашей фантазии действительно огромен и ограничен лишь здравым смыслом. Вы можете применять его везде, где только захотите, и вот пять шагов, которые помогут вам и облегчат введение систем в вашу жизнь. Обязательно ознакомьтесь с ними, если данный метод вас заинтересовал.

Суть системного метода
Суть системного метода

1. Инвентаризация

Мы рекомендуем вам начать с определения тех действий, которые вы осуществляете регулярно вне зависимости от того, хотели вы этого или нет, и дома, и на рабочем месте. Для этого вам нужно обратиться к своему рабочему дню и заняться его анализированием. Взгляните на список всех тех дел, из которых и состоит ваше ежедневное расписание. В качестве более понятного примера мы можем привести утреннюю подготовку детей к их походу в школу или детский сад, разбор дел, которые могут понадобиться вам на работе или учебе, поездка на место работы, проверка электронной почты и телефонных звонков или сообщений, составление отчетов, подведение итогов дня или недели, вечерняя пробежка или зарядка, приготовление завтрака, обеда или ужина, маркетинговый процесс той книги, которую вы написали самостоятельно, наполнение своего блога содержимым и так далее. Уверены, основную идею, которую мы старались донести, вы поняли.

Перейдите к составленному списку тех дел, что предназначены для конкретного пункта, и задайте себе следующие вопросы, стараясь ответить на них максимально подробно и четко:

  • Как проходит выполнение этих дел прямо сейчас?
  • Насколько эффективно, по вашему мнению, вы выполняете эти дела?
  • Какое дело отнимает у вас слишком много времени? Какой его аспект является самым затратным в плане времени?
  • Где вы теряете больше всего денег?
  • Какие действия из перечисленных причиняют вам больше всего вреда и расстраивают?
  • Какие из этих дел вы в настоящее время делаете медленнее, чем можете?
  • Какое дело нужно (и необязательно возможно) оптимизировать?

На основе проведенной инвентаризации выберите ту деятельность, систематизацией которой вы будете заниматься.

1. Инвентаризация
1. Инвентаризация

2. Анализ текущей занятости

На этом этапе важно выполнять рутинные действия так, как вы привыкли это делать. Не вносите никакие корректировки и новомодные методы в свою деятельность, которую вы хотите подвергнуть систематизации (остальные сферы деятельность редактируйте по своему усмотрению). Документируйте процесс работы над повторяющимися действиями, записав куда-нибудь все из следующих действий:

  • Какие конкретно шаги вы предпринимаете?
  • Какие инструменты для выполнения задач вы используете?
  • В каких местах деятельности что-либо происходит не так (теряется лишнее время и/или деньги, постоянно случаются проволочки и проблемы)? Иначе говоря - где "узкие" места?
  • Что именно вас разочаровывает?
  • Сколько времени уходит в сумме на подведение этой деятельности к логическому завершению?
  • Во сколько это вам обходится?
  • Какие результаты вы в итоге получаете? Довольны ли вы ими?

После этого окиньте общим взглядом весь полученный документ и приступите к его пристальному изучению.

2. Анализ текущей занятости
2. Анализ текущей занятости

3. Планировка нового процесса

Как мы и написали ранее, система является процессом, который люди создают с самого нуля для оптимизации тех задач, которые встают у них на пути, и повышения эффективности их работы. Взгляните на свой документ, который остался у вас с предыдущего пункта, и деятельность, которую вы желаете оптимизировать, и снова задайтесь несколькими вопросами. На этот раз несколько другими:

  • Какого результата вы желаете достичь, посвящая свое драгоценное время этой деятельности? Достижению какой цели это может поспособствовать? Какой конечной цели вы желаете достичь? Каким вы представляете себе идеальный результат?
  • Какие шаги из тех, которые вы предпринимаете в своей деятельности, действительно можно назвать необходимыми? Нет ли среди них тех, которые можно бесболезненно устранить или заменить менее ресурсоемкими?
  • В наиболее ли эффективной последовательности вы выполняете свои шаги? Как вы думаете, достигли бы вы иных, более лучших результатов, если бы изменили привычную их последовательности, или все стало бы только хуже?
  • Каким образом процесс выполнения действий можно сделать быстрее, не пожертвовав при этом эффективностью?
  • В силах ли вы сделать чек-лист, ментальную карту, диаграмму или какой-нибудь сценарий для того, чем занимаетесь?
  • Могут ли некоторые шаги из вашей повседневной рутинной деятельности подвергнуться автоматизации? Существует ли программа, которая позволяет это сделать и тем самым облегчить ваш труд?
  • Можно ли перепоручить кому-либо частичку ваших обязанностей или вообще весь процесс занятости?
  • Не нуждаются ли инструменты, с помощью которых вы разбираете свои повседневные дела, в обновлении и/или усовершенствовании?

Теперь, когда все вопросы подробно разобраны, вы можете начать составлять новую систему, перечисляя каждый упомянутый шаг.

3. Планировка нового процесса
3. Планировка нового процесса

4. Выполнение плана

Отлично, теперь на ваших руках есть готовый и идеально проработанный план. На этом ни в коем случае нельзя прекращать свои действия! Все те шаги, которые мы вместе с вами совершали ранее, не получат никакого практического смысла, если сейчас вы остановитесь и не сделаете ничего сверх уже проделанной работы. Теперь вашей обязанностью является реализация плана и введение его в реальную жизнь, и этот шаг действительно сложен сам по себе. 

!!!Важно!!!
Если в какой-то момент вы обнаружите, что вам сложно справляться в одиночку и требуется чья-то помощь, не стесняйтесь попросить об этом других людей. Если у вас возникают проблемы с программным обеспечением для компьютера, обновлением рабочих инструментов или чем-либо помимо этого, не пытайтесь справиться самостоятельно. Гораздо лучше, проще и быстрее попросить совета у тех, кто действительно в этом разбирается.

После того, как все детали будут улажены, настанет время запустить готовый процесс и проследить за его работой, в то же самое время занимаясь его тестированием и проверкой. Проведите тест, получите результаты и сосредоточьте на них свое внимание, а также проверьте. Составленный нами список вопросов призван помочь вам в этом деле, поэтому мы настоятельно рекомендуем вам с ним сверяться. С самим списком вы можете ознакомиться ниже.

  • Довольны ли вы получившимися в итоге результами? Сходятся ли они с теми, которые вы хотели бы получить? Лучше они или хуже тех, которые вы получали до оптимизации и автоматизации своего труда?
  • Что работает, а что не работает?
  • Сколько времени вам удалось сэкономить в целом?
  • Во сколько вам все это обошлось? Учитывая результаты, можете ли вы назвать составленную систему эффективной?
  • Способ, которым вы достигаете своей цели, можно назвать самым простым?
  • Какие пробелы в процессе вам удалось обнаружить? Они есть?
  • Можете ли вы оптимизировать процесс дополнительно?

Если вы чувствуете, что системе еще есть куда расти и улучшаться, не стесняйтесь брать на учет все корректировки, недочеты и появившиеся замечания. Обновляйте и совершенствуйте свою систему до тех пор, пока результаты не будут равняться или даже быть лучше желаемых.

4. Выполнение плана
4. Выполнение плана

5. Непрерывное совершенствование системы

Несмотря на то, что это стоит больших трудов и затрат, обновлять свою систему нужно постоянно. Все в нашем мире растет и меняется с сумасшедшей скоростью, и полученная вами система может устареть и стать ненужной с точно таким же темпом. Всегда задавайтесь следующими вопросами, чтобы держать систему в свежем и полезном состоянии:

  • Работает ли моя система так, как по идее должна?
  • Могу ли я повлиять на стоимость системы? Есть ли средство, с помощью которого я могу ее снизить?
  • В силах ли я сделать систему еще более полезной и эффективной?
  • Могу ли я упростить систему, чтобы получать еще более лучшие результаты?

Важно привыкнуть к тому, что настройка системы всегда будет занимать некоторое время и количество инвестиций любого рода в нее. Потратьте больше сейчас, чтобы в будущем никогда не тратить лишнее время, силы и деньги на затратные и устаревшие процессы, ведь в конечном итоге вы так или иначе только сэкономите на ресурсах, а также ощутимо минимизируете влияние операционного стресса на всю вашу жизнь.

 

Удачи!

5. Непрерывное совершенствование системы
5. Непрерывное совершенствование системы

Вывод:
Системный метод распределения своего времени и занятий действительно является довольно важным, удобным и полезным. На его корректировку может уйти немало времени и сил, даже если вы прибегнете к тому перечню вспомогательных вопросов, которые мы привели в своей статье, но это, поверьте, всего лишь дело времени. Чем быстрее вы привыкнете к системам и перестанете воспринимать их в новинку, тем более легким для вас будет их создание. А оно, поверьте, и правда того стоит!




2017-11-04 19:28:23
комментарии:

- как сделать? связаться с авторами сайта | карта сайта Яндекс.Метрика